Rotary Utrecht

Geschiedenis van het archief Omdat in 1940 alle archivalia bij de bezetter moesten worden ingeleverd zijn stukken over de periode vóór de Tweede Wereldoorlog in het archief zeer schaars. Enkele stukken hebben dankzij individuele leden de bezetting overleefd. Historische informatie over de vroege periode is echter verder nog wel te vinden in het tijdschrift Rotary Holland , later Rotary Nederland , omdat daarin alle weekberichten werden gepubliceerd. Het archief viel onder de zorg van de Commissie van Materiaal, vanaf 1959 de Commissie Orde, Materiaal en Bibliotheek. Van deze commissie is voor het eerst sprake in de bestuursnotulen vanaf 1949, maar zij wordt alleen genoemd in verband met het beheer van vlaggetjes. In 1951 wordt ook het beheer van archief en bibliotheek genoemd. Waarschijnlijk bevond het archief zich in de eerste jaren na de heroprichting in een kast in Hotel Pays Bas, jarenlang de locatie voor de wekelijkse lunchbijeenkomsten. In ieder geval vanaf 1955 stond het archief bij één van de leden. Op 30 juni 1967 verscheen er een ongenummerde plaatsingslijst als bijlage bij het jaarverslag. Op 30 oktober 1975 werd het archief van de periode 1945- 1975 door clublid èn gemeentearchivaris J.E.A.L. Struick in bewaring gegeven bij het Gemeentearchief Utrecht (inv.nr. 112) en tot 1987 steeds aangevuld. In 1994 werden de overige stukken tot 1993 overgedragen. In 1997 werd de bewaargeving bevestigd in een hernieuwde akte. Een gedeelte van de administratie van de Rotary Utrecht is in de oorlogsjaren door de Duitse bezetter in beslag genomen. Deze stukken zijn na de oorlog in Rusland terechtgekomen en in 2002 weer herenigd met de rest van het archief. De omvang van de Russische archiefdoos was ca. 0,20 m. Geschiedenis van de organisatie Rotary werd op 23 februari 1905 opgericht in Chicago, Illinois, USA. De oprichter was Paul Harris, een advocaat die op deze datum een ontmoeting had met drie zakenvrienden. De vier bleven elkaar wekelijks bij toerbeurt (in rotatie) ontmoeten op hun kantoren, vandaar de naam 'Rotary'. Oorspronkelijk was het denkbeeld van Paul Harris de vriendschap onder zakenrelaties en daarmee behoorlijke zakenopvattingen te bevorderen, maar al spoedig kwam het doel om anderen te dienen meer op de voorgrond. De club van vier groeide uit; van elk beroep of bedrijf werd slechts één vertegenwoordiger toegelaten. Dit was het begin van het classificatieprincipe van het lidmaatschap van een Rotaryclub. Uitgaande van dat beginsel worden kandidaten voor het lidmaatschap gevraagd; men kan zich niet aanmelden. De kandidaat dient een waardig en bekwaam vertegenwoordiger van zijn of haar beroep te zijn. Rotary is niet politiek of religieus geëngageerd. In 1923 kwam in Amsterdam de eerste Rotaryclub in Nederland tot stand. Direct daarop volgde Utrecht. Na de oprichting op 13 maart 1923 kreeg zij op 23 mei 1923 haar 'charter', de erkenning dat de club behoorde tot de wereldwijde organisatie van Rotary International. Op 3 september 1940 werd de Rotary door de bezettende macht verboden. Alle bezittingen van de Rotaryclub Utrecht, inclusief het archief, moesten worden ingeleverd (zie inv.nr. 48). Rotary International had al eerder alle clubs in bezet gebied formeel tijdelijk opgeheven. Hoewel de Utrechtse club tussen 1940 en 1945 officieel niet meer bestond, hielden leden onderling nog wel contact. Op 17 mei 1945 riep de voorzitter de leden weer officieel bijeen en op 5 december 1945 werd de oprichting van de club opnieuw bevestigd door Rotary International door een heruitvaardiging van het charter uit 1923. De Rotaryclub Utrecht heeft sinds 1995 de juridische vorm van een zelfstandige vereniging. Het hoofdkantoor van Rotary International is gevestigd in Evanston, een voorstad van Chicago. Rotaryclubs zijn organisatorisch gegroepeerd in districten met een gouverneur als bestuurder namens de president van Rotary International. Nederland is verdeeld in zeven districten; de Rotaryclub Utrecht behoort tot district 1570. De zeven Nederlandse gouverneurs beschikken in Amsterdam over een gezamenlijk kantoor, waar gemeenschappelijke arbeid voor hen en hun districten wordt verricht. Binnen de grenzen van de statuten en het huishoudelijk reglement van Rotary International is elke club autonoom. Het clubjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Sedert een aantal jaren kunnen ook vrouwen lid worden van een Rotaryclub. Thans (medio 2002) bestaat Rotary wereldwijd uit meer dan 28 000 clubs met in totaal meer dan 1,2 miljoen leden, waaronder Nederland met 435 clubs en ruim 19 000 leden. Het doel van Rotary is het aanmoedigen en aankweken van het ideaal van dienstvaardigheid als grondslag van een waardige ondernemingsgeest en in het bijzonder het aanmoedigen en bevorderen van: 1. het beter leren kennen van anderen als een gelegenheid tot dienstvaardigheid; 2. het toepassen van hoge ethische normen in bedrijf en beroep, het erkennen van de waarde van iedere nuttige functie en het waarderen door iedere rotarian van zijn of haar beroep als middel om de maatschappij te dienen; 3. het toepassen van het ideaal van dienstvaardigheid door iedere rotarian in zijn of haar persoonlijk, zakelijk en maatschappelijk leven; 4. internationaal begrip, goede onderlinge verstandhouding en vrede door een wereldomvattende kameraadschap van mensen die werkzaam zijn in een bedrijf of beroep en verenigd zijn in het ideaal van dienstvaardigheid. Langs vier zogenaamde avenues (wegen) tracht Rotary zijn idealen te verwezenlijken. 1. Clubservice: daaronder vallen alle activiteiten voor een goede gang van zaken in de club en voor het bevorderen van de vriendschap (fellowship) tussen de leden onderling. Daarbij hoort een regelmatig bijwonen van de wekelijkse clubbijeenkomsten. 2. Vocational service: het bevorderen bij ieder lid van het dienende ideaal in en door zijn of haar werk. 3. Community service: het dienen van de (wereldwijde) gemeenschap in samenwerking met bestaande organisaties en instituten. 4. International service: het bevorderen van internationaal begrip en goodwill, uitgaande van het dienende ideaal van Rotary. Het Rotaryembleem bestaat uit een tandwiel met 24 tanden, 6 spaken en een spiegleuf. Het is uitgevoerd in de kleuren blauw en goud en bevat de tekst 'Rotary International'. Het logo van het wiel is ontstaan in 1905 en ontworpen door een lid van de eerste club in Chicago. Een wiel is een elementaire vorm in onze maatschappij, het verbeeldt het roteren (draaien). (Uit: The Rotarian (februari 1955)) Het logo heeft verder geen symbolische waarde en mag niet voor commerciële doeleinden worden gebruikt. De Rotaryclub Utrecht kent voor elk van de vier avenues een commissie, alsmede commissies en commissarissen voor een aantal andere onderwerpen. In de loop van de jaren zijn diverse commissies en commissarissen opgeheven en ingesteld. De commissies en commissarissen die de club momenteel (medio 2002) kent, zijn opgenomen in na te noemen archiefbeschrijving. Iedere donderdag is er een middagbijeenkomst. Op de vijfde donderdag van de maand vervalt de middagbijeenkomst en vindt er een avondbijeenkomst plaats met partners. Literatuurlijst J.E.A.L. Struick, Het raderwerk. Schets van de ontwikkeling van de Rotary Club Utrecht, 1923? 1983 (Utrecht 1989). Rotary-leven in Utrecht. Oprichting en eerste ontwikkelingsjaren van de Rotary-Club Utrecht. Documentaire en andere herinneringen aan het tijdperk november 1922 tot november 1955 (Utrecht 1955). Verantwoording van de inventarisatie De voorliggende inventaris is totstandgekomen door een gezamenlijke inspanning van enkele dagen van de medewerkers van de werkeenheid inventarisatie van Het Utrechts Archief. Doel was het vervaardigen van een globale inventaris. In het archief zelf was geen sprake van een bepaalde ordening. De door Struick in zijn boek Het raderwerk. Schets van de ontwikkeling van de Rotaryclub Utrecht 1923 ? 1983 (Utrecht 1989) genoemde doosnummering bleek niet meer terug te vinden. Het archief is ingedeeld volgens een standaardschema voor verenigingen en bedrijven. Dubbelen zijn uit het archief verwijderd. Een gedeelte van de documentatie is uit het archief gelicht en overbracht naar de bibliotheek van de Rotaryclub Utrecht. De omvang van het archief na bewerking bedraagt 5 m. Voor inzage in stukken jonger dan 20 jaar is toestemming vereist van de bruikleengever. Rob Hendriks, archivaris Rotaryclub Utrecht Floortje Tuinstra, medewerker Het Utrechts Archief